5 distracciones que debes evitar

por ActionCOACH 

En estos días, parece que decir que estás ocupado es un símbolo de estatus, como si estar ocupado significara que tienes éxito. Por supuesto, sentarse de espaldas sin hacer nada todo el día nunca es la receta para el éxito, pero la fría y dura verdad es que correr y estar ocupado todo el tiempo puede ser peor. El problema de estar ocupado es que restringes el tiempo que tienes para PENSAR, y es pensar lo que crea el éxito. Stephen Covey, autor de  “7 hábitos de la gente altamente efectiva”, identificó que las personas que no tienen éxito pasan más tiempo distraídas por asuntos sin importancia y, a menudo, no urgentes.

La clave del éxito es reducir estas distracciones tanto como puedas. Estos son algunos de los asesinos de tiempo más comunes y lo que puedes hacer para combatirlos:

1. Demasiadas políticas y procedimientos

Si te atrasas o te atoras al completar formularios como parte de tus políticas y procedimientos, da un paso atrás y evalúa críticamente la necesidad de ellos. ¿Te están ayudando a ahorrar tiempo y dinero, o todo lo contrario? ¿Existen requisitos reglamentarios que debes cumplir? Si hay procedimientos extensos dentro de tu industria que deben seguirse, entonces pregúntate si es algo que debes hacer personalmente, o puedes delegar o automatizar para liberar tu tiempo y enfocarte en cosas más importantes.

2. Reuniones innecesarias/desenfocadas

En la mayoría de los casos, los miembros de una empresa consideran que las reuniones sin sentido son la mayor pérdida de tiempo en su lugar de trabajo. Además de afectar la productividad, también pueden disminuir la motivación y afectar el resto de las tareas de su equipo. Para minimizar la pérdida de tiempo, trata de asegurarte de que todas las reuniones de tu equipo sean cortas y apegadas a los objetivos de la reunión. Además de los pasos obvios, como preparar una agenda y notas de antemano, asignar tiempo para cada punto de la agenda y asegurarse de comenzar y terminar a tiempo, existen algunos trucos que también pueden aumentar la eficiencia y la eficacia de las reuniones.

Por ejemplo, mantener a todos de pie en una reunión ayuda a que las reuniones sean cortas y enfocadas en su propósito. Proporcionar un espacio para que los asistentes anoten ideas y comentarios que no son relevantes para el tema de la reunión, evita que estos problemas desvíen la atención del tema principal. Volver a encarrilar una discusión fuera del tema puede costar un tiempo valioso.

3. Asumir demasiadas responsabilidades

Para la mayoría de las personas, lleva al menos un poco de tiempo alcanzar la máxima velocidad en una tarea. Cambiar entre tareas o manejar demasiadas tareas a la vez puede reducir tu productividad general. El multitasking es hasta cierto punto inevitable, especialmente cuando diriges una pequeña empresa o se trabaja en un equipo pequeño, pero sobrecargarse con numerosas tareas a la vez no es útil. Como propietario de un negocio, debes concentrarte en las tareas que tendrán el mayor impacto en el éxito de tu negocio.

Tienes que aprender a decir “NO” y ser bueno delegando. Hasta que aprendas a respetar tu propio tiempo, entonces no esperes que nadie más lo respete. Una vez que hayas reducido tus responsabilidades a lo realmente importante, piensa en administrar tu tiempo de forma inteligente utilizando una aplicación o una agenda predeterminado bloques de tiempo para cada tarea. Luego extiéndelo a tu equipo. Al programar el tiempo para responsabilidades específicas, será más fácil para los miembros del equipo administrar su tiempo en diferentes tareas y saber cuándo esperar respuestas de los demás.

4. Redes sociales y navegación por Internet

Las redes sociales están diseñadas para ser adictivas. Cuanto más tiempo pases en ellas, más anuncios verás y más dinero ganarán los anunciantes. Las plataformas de redes sociales son extremadamente efectivas para convencerte de que pases solo uno o dos minutos desplazándote por su “feed”. Estos pequeños descansos no planificados se suman rápidamente a horas de tiempo perdido. Si son parte de tu estrategia de ventas y marketing, ten claro cuáles son tus objetivos para las redes sociales y planea el tiempo que dedicas a ellas. Adquirir el hábito de agendar toda tu actividad en las redes sociales elimina la presión al planear tus publicaciones con anticipación, publicarlas en el momento más beneficioso y brindarte el tiempo sin conexión que tanto necesitas.

5. Comunicación por correo electrónico

 El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero las oportunidades de distracción son enormes. La mayoría de las bandejas de entrada contienen cientos, sino miles de correos electrónicos. ¡Imagínate tu escritorio como tu bandeja de entrada y piensa cómo se vería si cada mensaje fuera una hoja de papel! Todos los días, se reciben cientos de mensajes que se suman a la pila, y la mayoría de ellos son basura, sin importancia.

Tienes que ser muy disciplinado con tus correos electrónicos. Configura reglas para mover correos sin importancia automáticamente a carpetas que puedes revisar cuando lo desees. Cancela la suscripción a cualquier cosa que no te ayude a alcanzar tus objetivos. Ten un correo separado para todos tus mensajes personales que solo veas cuando estés en casa. 

Se firme con lo que elimines y asegúrate de que solo se te muestren las cosas que realmente importan. Establece horas específicas del día para ver los correos electrónicos y desactiva las notificaciones. También puedes buscar otras herramientas de comunicación como Slack y WhatsApp para obtener mejores formas de comunicación importante con tu equipo y tus clientes.

  ¿Qué otros ladrones de tiempo conoces?