¿Qué tan efectivas son tus reuniones?

Por ActionCOACH

Uno de los principales retos que viven los empresarios es que el equipo se comprometa con el cumplimiento de las metas.

Pero cuando analizamos qué tan claro tiene el equipo estos objetivos, nos damos cuenta de que solamente fueron definidos durante la planeación o alguna reunión general, y no se vuelven a tocar hasta después de meses o cuando las cosas ya no tienen rumbo; es decir, no existe un seguimiento y soporte para su cumplimiento.

Tener una reunión con el equipo de trabajo no se trata de platicar y dar órdenes, sino de dar un seguimiento al plan de trabajo, enfocarnos en las actividades y pedir el apoyo necesario. De ahí la importancia de estas reuniones, ya que son fundamentales para lograr que la empresa avance de manera ordenada y con mira al cumplimiento de los objetivos.

A continuación te presentamos una guía que te puede ayudar a dar una estructura y orden para tener juntas efectivas con tu equipo.

ESTRUCTURA DE LA REUNIÓN.

DÍA Y HORA: Puede sonar lógico ¿no?, pero definir un día y hora para las reuniones es básico, lo realmente importantes es respetarlo. De las principales razones por las que las juntas no funcionan es porque se llevan a cabo con el famoso «cuando tengas tiempo», es por ello que debemos definir muy bien la hora en la que comenzará y terminará, y llévalo al pie de la letra. También es importante delimitar las razones válidas para ausentarse o tener un retardo.

REFORZAR LA FILOSOFÍA DE TRABAJO: Muchas veces las juntas de trabajo se terminan convirtiendo en un espacio de quejas, excusas y culpas; por eso lo primero que debes hacer es dar un repaso a la actitud correcta que deben tener todos los integrantes. Te pongo un ejemplo de lo que hacemos en ActionCOACH: siempre (y las veces que sea necesario) reforzamos la importancia de estar ARRIBA DEL PUNTO DE PODER (tener una actitud positiva, hacerte responsable de tus decisiones y acciones, ser proactivo, etc.). Esto te puede llevar máximo 3 minutos y te ahorrará mucho desenfoque.

WIFLE: Es una herramienta de ActionCOACH para poder conectar de forma personal con el equipo de trabajo. Las siglas significan «What I feel like expressing» o «Lo que quiero expresar» en español. Y le da a cada integrante del equipo, la oportunidad de compartir cómo se sienten en ese momento. Para que esta actividad no les robe mucho tiempo, también debemos seguir algunos lineamientos. Cada integrante tiene 1 minuto para compartir, y los demás integrantes solo deben agradecer que la persona haya compartido. (No se comenta si se habla de lo que la persona compartió). Esta actividad te da la oportunidad de conocer más a las personas con las que trabajas y sirve para saber si alguien de tu equipo está pasando por una situación especial.

PARTICIPACIÓN DEL EQUIPO: Normalmente, estamos acostumbrados a que el líder habla el 90% de la reunión, pero para que realmente sea efectiva debemos de cambiar eso. Después del WIFLE, cada integrante debe llevar preparados para compartir los siguientes puntos:

• Logros: Avances y resultados obtenidos de basándose en el plan de trabajo.
• Retos: Las acciones que no pudieron terminarse en la semana.
• Enfoque: ¿Cuál será la prioridad y el enfoque de los siguientes días?
• Ayuda: Si se necesita el apoyo de alguna persona del equipo para el cumplimiento de las actividades.

PARTICIPACIÓN DE LA EMPRESA: Una vez que todos hayan comentado (incluyéndote), es momento que compartas los mismos puntos, pero desde la perspectiva de la empresa:

• Logros: Presentar la actualización del plan y felicitar al equipo por los logros y avances obtenidos en el plan.
• Retos: Compartir si hay algo que no pudo completarse o se encuentra desfasado en el plan que se tenía trazado.
• Enfoque: Dar a conocer las metas de la empresa y el enfoque principal que todo el equipo debe de tener claro.
• Ayuda: Es el momento de delegar a cada responsable y delimitar fechas de supervisión y seguimiento.

ANUNCIOS GENERALES: Si existe un punto general que todo el equipo deba de conocer, es importante tomarnos el tiempo para hacerlo al final de la reunión; en caso de que sea un tema que se pueda tratar de forma individual, lo mejor será reunirse posterior a la reunión con el área o personas involucradas.

CIERRE DE LA REUNIÓN: Cómo líder debes de cerrar de manera positiva e invitar al equipo a la acción en cada reunión que tengas, ya sea que des un mensaje de agradecimiento o de motivación, realicen la porra de la empresa (como las grandes empresas) o simplemente cerrar con un aplauso. Notarás como esa pequeña acción hace una gran diferencia comparada con decir: «eso es todo, gracias».

Recuerda que las reuniones de trabajo no son un monólogo aburrido, debe de ser una forma de supervisar, generar sinergia e involucramiento con tu equipo de trabajo; así que la última invitación es DISFRUTA Y DIVIÉRTETE EN LA JUNTA, son los mejores momentos que tienes para ser el líder que tu equipo necesita.